Triển khai ứng dụng CNTT trong DN cần được tiếp cận theo hướng phát triển đồng bộ 4 yếu tố cơ bản tạo nên quá trình điện tử hóa DN là: trang bị máy móc thiết bị - tổ chức dữ liệu - phát triển các ứng dụng - đào tạo nhân lực (từ thấp lên cao theo thời gian và phù hợp với đặc điểm riêng của từng DN).

DN nên bắt đầu từ việc xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT. Cần xác định rõ mục tiêu mà ứng dụng CNTT phải đạt trong 5 năm tới và khả năng tài chính có thể đầu tư, mức độ hiện đại hóa có thể thực thi, các nguồn lực cần phát huy... để từ đó xác định cụ thể những việc cần làm, trang bị máy móc thiết bị như thế nào, tổ chức dữ liệu ra sao, phát triển các ứng dụng nào và đào tạo nhân lực theo hướng nào. Căn cứ vào những yếu tố đã được xác định để xây dựng lộ trình thực hiện công việc từng năm theo nguyên tắc thiết lập và mở rộng dần một hệ thống tích hợp các ứng dụng (nói nôm na là các ứng dụng phát triển sau phải "hiểu" được các ứng dụng trước đó và hỗ trợ tương tác với nhau).

Kế hoạch càng rõ ràng, chi tiết, sát thực, lộ trình càng cụ thể bao nhiêu thì triển khai càng thuận lợi bấy nhiêu. Việc xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT trong DN với tầm nhìn 5 năm không phải dễ dàng. Có lẽ vì thế mà trong thực tế có rất nhiều DN bỏ qua bước đi quan trọng này mà đi thẳng vào một số ứng dụng cụ thể (ví dụ phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, kho...) do những bức xúc mang tính tình huống. Trong trường hợp đó, câu hỏi "Những phần mềm rời rạc này nằm đâu trong hệ thống tổng thể chung của DN và chúng sẽ kết nối với các ứng dụng khác trong hệ thống như thế nào?" chắc chắn sẽ không có câu trả lời. Cách tiếp cận nghiệp dư này có thể giải tỏa một vài bức xúc nhất thời của DN, nhưng về lâu dài chính nó lại gây trở ngại cho sự phát triển. Nhiều DN rơi vào cảnh "bỏ thì thương, vương thì tội" với những phần mềm rời rạc này. Kinh nghiệm cho thấy, nếu DN thực sự xác định ứng dụng CNTT là tạo ra động lực phát triển cho mình, thì dù đã tin học hóa (THH) một phần hay toàn toàn "trắng trơn", đều nên bắt đầu từ bước cơ bản này.

Thực tế cho thấy khi xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT một cách bài bản, chính DN đã THH một phần sẽ vất vả hơn các DN bắt đầu từ đầu vì họ phải giải quyết bài toán tích hợp cái đã có với cái sẽ xây dựng – điều không dễ dàng chút nào. Việc xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT và xác định lộ trình triển khai nên có sự tham gia của các chuyên gia CNTT vì tự DN không thực hiện được một mình. Tuy nhiên, cũng không nên phó mặc cho chuyên gia vì lúc đó kế hoạch sẽ rất cứng nhắc, nặng tính kỹ thuật và thiếu thực tế. Cách làm "DN chủ động ra đề bài, chuyên gia cung cấp giải pháp" được xem là tối ưu. Đối với các DN, Viện Tin Học DN thuộc VCCI là một trong những đầu mối đáng tin cậy có thể tìm kiếm và giới thiệu chuyên gia giỏi cho DN.

CHUẨN BỊ CHO GIAO DỊCH QUA INTERNET

DN ngay bây giờ cần ý thức thực hiện giao dịch qua Internet và đăng ký tên miền - một tài sản quý, gắn liền với thương hiệu của DN. Khi xây dựng website, DN nên lưu ý những điểm chính sau:

+ Nội dung: Website DN trên Internet có hai chức năng chính là cung cấp thông tin DN về sác sản phẩm, dịch vụ và là nơi thực hiện giao dịch với khách hàng, đối tác. Nội dung trên website DN phải ngắn, gọn, đủ thông tin, đặc biệt là thông tin hình ảnh và địa chỉ liên lạc.

+ Ngôn ngữ: Vì ngôn ngữ được sử dụng trên Internet đa phần là tiếng Anh (khoảng 50% tiếng Anh, số còn lại là các ngôn ngữ khác) nên DN cần thể hiện thông tin trên website bằng tiếng Anh hoặc song ngữ Việt - Anh.

+ Tốc độ truy cập: Tốc độ truy cập ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý người truy cập. Với phương châm "thời gian là tiền bạc", người truy cập sẵn sàng bỏ qua một website nếu tốc độ truy cập quá chậm. Để khắc phục, DN nên chọn nhà cung cấp có hạ tầng mạnh (tối thiểu cũng có tốc độ truy cập hàng chục Mbps) để thuê không gian cài đặt (hosting) website của mình.

Nguyễn Tuấn Hoa

Cố vấn cao cấp Viện Tin Học Doanh Nghiệp, VCCI