Việc quản lý tài chính bao gồm việc lập các kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn, đồng thời quản lý có hiệu quả vốn hoạt động thực của công ty. Đây là công việc rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nó ảnh hưởng đến cách thức và phương thức mà nhà quản lý thu hút vốn đầu tư để thành lập, duy trì và mở rộng công việc kinh doanh. Lập kế hoạch tài chính sẽ cho phép qụyết định lượng nguyên liệu thô doanh nghiệp có thể mua, sản phẩm công ty có thể sản xuất và khả năng công ty có thể tiếp thị, quảng cáo để bán sản phẩm ra thị trường. Khi có kế hoạch tài chính, bạn cũng có thể xác được nguồn nhân lực doanh nghiệp cần.

“Việc quản lý tài chính không có hiệu quả là nguyên nhân lớn nhất dẫn đến sự thất bại của các công ty, không kể công ty vừa và nhỏ hay các tập đoàn công ty lớn.”

Lập kế hoạch tài chính gồm lập kế hoạch trong ngắn hạn và lập kế hoạch trong dài hạn. Kế hoạch tài chính ngắn hạn là việc lập kế hoạch về lợi nhuận và ngân quỹ công ty trong khi kế hoạch dài hạn thường mang tính chiến lược và liên quan đến việc lập các mục tiêu tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận trong vòng từ 3 đến 5 năm.

Kế hoạch tài chính ngắn hạn

Các công cụ dùng trong việc lập kế hoạch ngắn hạn thường dùng là: báo cáo thu nhập chiếu lệ, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, phân tích tình hình ngân quỹ và chiến lược giá cả. Kế hoạch tài chính ngắn hạn nên được lập theo từng tháng để có được cái nhìn sát hơn và đưa ra được biện pháp nâng cao tình hình tài chính.

Lập kế hoạch tài chính dài hạn hay kế hoạch tài chính chiến lược.

Các doanh nghiệp thường sử dụng báo cáo thu nhập chiếu lệ cho khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm. Vấn đề khó khăn đặt ra là làm sao có thể dự đoán hết được những biến động sẽ xảy ra với doanh nghiệp trong vòng mấy năm sắp tới. Các nhà quản lý sẽ dễ dàng làm được điều này theo quy trình sau:

Xác lập tốc độ tăng trưởng mong muốn mà công ty có thể đạt được. Tính toán mức vốn cần thiết để trang trải các khoản tồn kho, trang thiết bị, nhà xưởng và nhu cầu nhân sự cần thiết để đạt được tốc độ tăng doanh thu. Nhà quản trị phải dự tính được chính xác và kịp thời nhu cầu vốn để có kế hoạch thu hút vốn bên ngoài trong trường hợp ngân quỹ từ lợi nhuận không chia không đủ đáp ứng. Có 2 nguồn vốn trang trải cho nhu cầu vốn để tăng trưởng là: lợi nhuận và vay nợ.

“Nếu công ty không có đủ vốn để tài trợ cho chương trình mở rộng công việc kinh doanh thông qua tăng tồn kho, đổi mới trang thiết bị và tài sản cố định và tăng chi phí điều hành công ty thì sự phát triển của công ty sẽ bị chậm lại hoặc dừng lại hẳn do công ty không thanh toán được các khoản nợ đến hạn.”

Để tránh tình trạng này, nhà quản trị phải tích cực lập kế hoạch tài chính để kiểm soát được tốc độ tăng trưởng. Muốn thế bạn phải xác định được chính xác các nhu cầu của doanh nghiệp trong tương lai bằng cách sử dụng báo cáo thu nhập chiếu lệ trong vòng từ 3 đến 5 năm.

Trong trường hợp lợi nhuận làm ra không đủ để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng dự báo của công ty, người quản trị phải bố trí vay nợ bên ngoài hoặc giảm tốc độ tăng trưởng để mức lợi nhuận làm ra có thể theo kịp nhu cầu tăng trưởng và mở rộng. Do việc thu hút vốn đầu tư và vay nợ mất rất nhiều thời gian nên đòi hỏi nhà quản trị phải dự báo chính xác và kịp thời để tránh tình trạng gián đoạn công việc kinh doanh.

Để có thể lập các kế hoạch tài chính ngắn hạn có hiệu quả, các nhà quản trị nên tiến hành theo các bước sau:

• Xác định mục tiêu cá nhân và sự ảnh hưởng của mục tiêu cá nhân đến các mục đích tài chính của công ty để có thể điều chỉnh mục tiêu cá nhân cho phù hợp với mục đích của công việc.

• Thiết lập mục tiêu tăng trưởng, mục tiêu về lợi nhuận trên vốn đầu tư và hướng mở rộng phát triển doanh nghiệp. Những mục tiêu này phải được thể hiện bằng các con số cụ thể. Hãy sử dụng kế hoạch tài chính dài hạn để đưa ra các dự báo về lợi nhuận, doanh số và so sánh với kết quả thực sự đạt được.

• Trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản trị nên tập trung vào các điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp và các yếu tố thuộc môi trường vĩ mô và vi mô có thể ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Đồng thời phải phát triển các chiến lược dựa trên kết quả phân tích các yếu tố có liên quan (chiến lược giá, tiềm năng về thị trường, cạnh tranh, so sánh chi phí sử dụng vốn đi vay và vốn tự có…) để có thể đưa ra hướng đi đúng đắn nhất cho sự phát triển của công ty.

• Chú ý tới nhu cầu về tài chính, nhân lực và nhu cầu về vật chất hạ tầng cần thiết để hoàn thành kế hoạch tài chính bằng cách đưa ra những dự báo về doanh số, chi phí và lợi nhuận không chia cho khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm.

• Trau dối phương pháp điều hành hoạt động doanh nghiệp, nắm bắt các cơ hội về thị trường và phát triển sản phẩm mới để có thể tìm ra biện pháp tốt nhất nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của công ty.

• Cập nhật kế hoạch tài chính thông qua các báo cáo tài chính mới nhất của công ty. Thường xuyên so sánh kết quả tài chính công ty thu được với các số liệu hoạt động của các công ty trong cùng ngành để biết được vị trí của công ty trong ngành. Tìm ra và khắc phục điểm yếu của công ty. Không ngại thay đổi kế hoạch tài chính nếu mục tiêu bạn đề ra quá thụ động hoặc vượt quá khả năng của công ty.

Quản lý vốn sử dụng thực của công ty.

Vốn sử dụng thực của công ty là chênh lệch giữa tài sản hiện có của công ty và các khoản nợ phải trả, thường được gọi là vốn lưu chuyển trong công ty. Các nhà quản trị phải luôn chú ý đến những thay đổi trong vốn lưu chuyển, nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi và ảnh hưởng của sự thay đổi đó đối với tình hình hoạt động của công ty. Khi quản lý nguồn vốn lưu chuyển trong công ty, hãy xem xét các bộ phận cấu thành sau đây:

• Tiền mặt và các khoản tương đương tiền mặt (các loại chứng khoán và tiền gửi ngắn hạn). Khi lập các kế hoạch tài chính bạn phải trả lời được những câu hỏi liên quan đến tiền mặt như : lượng tiền mặt của công ty có đáp ứng nhu cầu chi phí không? Mối quan hệ giữa lượng tiền thu được và chi phí như thể nào? Khi nào thì công ty cần đến các khoản vay ngân hàng?

• Các khoản phải thu: chủ yếu bao gồm các khoản tín dụng mua hàng cho khách hàng. Nhà quản trị phải quan tâm đến những khách hàng nào thường hay trả chậm và biện pháp cần thiết để đối phó với họ.

• Tồn kho: khoản tồn kho thường chiếm tới 50% tài sản hiện có của công ty do đó nhà quản trị phải kiểm soát tồn kho thật cẩn thận thông qua việc xem xét xem lượng tồn kho có hợp lý với doanh thu, liệu doanh số bán hàng có sụt giảm nếu không có đủ lượng tồn kho hợp lý cũng như các biện pháp cần thiết để nâng hoặc giảm lượng hàng tồn kho.

• Các khoản phải trả và các tín phiếu đến hạn chủ yếu là các khoản tín dụng mà các nhà cung cấp cho công ty hưởng.

• Các khoản vay phải trả bao gồm các khoản vay từ ngân hàng và các nhà cho vay khác. Nhà quản trị phải quan tâm đến các vấn đề như: lượng vốn đi vay có phù hợp với tình hình phát triển của công ty, khi nào thì lãi suất cho vay đến hạn trả?

• Chi phí và thuế đến hạn trả bao gồm: các khoản trả lương, lãi phải trả đối với các tín phiếu, phí bảo hiểm…