Đáng chú nhất, nhà trường sẽ có thể cung cấp hòm thư cho tất cả các sinh viên, với địa chỉ tên trường thay cho Gmail (thí dụ: Tuan@khxhnv.com.vn hoặc tung@rmit.com mà không cần phải thuê host hoặc đầu tư máy chủ mail.

Không chỉ nhà trường được lợi, bộ dịch vụ này còn hứa hẹn mang đến cho các sinh viên rất nhiều công cụ về chia sẻ bài giảng, thông tin, liên lạc và kết nối. Tất nhiên là cũng hoàn toàn miễn phí.

Lợi ích thiết thực

Với Google Apps for Education, các trường ĐH chưa có điều kiện xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT và các hệ thống máy chủ mail, website có thể dễ dàng cung cấp các dịch vụ email, chat, website, quản lý công việc tới sinh viên và giáo viên của mình một cách hoàn toàn miễn phí.

Giải pháp mà Google cung cấp miễn phí cho các trường ĐH này có thể được các hãng ứng dụng Internet khác như Yahoo bán cho các doanh nghiệp với mức giá khá cao, nhưng chưa chắc đã hơn được Google về hiệu quả sử dụng, dung lượng lưu trữ và độ bảo mật.

Hiện tại các trường ĐH ở ASEAN đã bắt đầu hưởng ứng rất tích cực công cụ miễn phí này. Đây cũng là cơ hội cho các trường ĐH ở Việt Nam phổ cập các ứng dụng CNTT cho sinh viên, giáo viên mà không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng, hệ thống máy chủ, đường truyền... Để tìm hiểu thêm về các trường ĐH khác của ASEAN đã ứng dụng dịch vụ này như thế nào, các trường ĐH có thể đăng ký tham dự seminar trực tuyến về Google Apps for Education tại địa chỉ http://www.google.com/a/help/intl/en/edu/seminars.html

Tiện ích? Có rất nhiều tiện ích

Hệ thống mail server như Gmail: Mang đến cho các sinh viên những hòm thư hoàn toàn miễn phí, dung lượng cực lớn, ít thư rác. Với dung lượng lưu trữ lên tới 2GB và công cụ tìm kiếm email, sinh viên không còn phải lo ngại về chuyện "quota" lưu trữ hay sắp xếp hòm thư của mình nữa. Mặt khác, với việc phần mềm chat IM được tích hợp ngay bên phải trình duyệt Gmail, sinh viên có thể thảo luận bài tập với các sinh viên khác từ bất cứ máy tính nào, mà không cần cài thêm phần mềm gì.

Google Talk: Cho phép sinh viên giữ liên lạc với nhau kể cả ngoài giờ học, thông qua công nghệ tin nhắn nhanh (IM) và điện thoại Internet (VoIP).

Google Calendar: Một trong những sản phẩm được yêu cầu nhiều nhất. Google Calender cho phép sinh viên sắp xếp thời gian biểu của họ một cách dễ dàng, chủ động, đồng thời chia sẻ nó với những người khác. Việc xếp lịch học nhóm, làm thí nghiệm hay nghiên cứu chung chưa bao giờ đơn giản đến thế. Ngoài ra, sinh viên còn có thể đăng ký nhận biểu lịch của nhà trường, xem các thông tin trợ cấp tài chính, cập nhật thông tin về giờ giảng song song với thông tin cá nhân của mình.

Google Page Creator: Cho phép lập trang web mới, trên nền tên miền của trường một cách nhanh chóng và dễ dàng. Công cụ thiết kế website hết sức trực quan: "Thấy gì là có nấy".

Google Start Page - điểm hẹn trung tâm của tất cả các sinh viên, nơi logo và các tin tức của nhà trường được đăng tải và cập nhật theo từng phút. Sinh viên có thể duyệt trước hòm thư, thời gian biểu của họ cũng như tìm kiếm web.

Tài khoản không bao giờ hết hạn: Google sẽ không xóa hoặc treo tài khoản kể cả sinh viên lâu không đăng nhập. Họ sẽ không bao giờ phải lo tới chuyện mất thông tin hay dữ liệu quan trọng cả.

Dễ dàng quản trị

Mối quan hệ giữa nhà trường và sinh viên không nhất thiết phải chấm dứt sau khi họ tốt nghiệp. Gói dịch vụ Google Apps hỗ trợ người dùng ngay cả khi họ đã rời trường, cho phép nhà trường duy trì liên lạc với các cựu sinh viên của mình, và giữa bản thân các cựu sinh viên với nhau.

Hoàn toàn miễn phí, thật sự miễn phí: Bạn không cần phải bỏ tiền ra mua bất cứ thứ gì khi sử dụng Google Apps for Education - không phần cứng, không phần mềm và không cả tư vấn kỹ thuật.

Chính sách bảo vệ thông tin nghiêm ngặt: Bảo vệ tính riêng tư của khách hàng là chính sách sống còn đối với thành công của Google. Các trường có thể tham khảo thêm về cam kết của hãng đối với việc bảo vệ và "canh phòng" thông tin trong mục Privacy.

Các kỹ thuật viên nhàn rỗi: Do Google Apps for Education được các kỹ sư Google trực tiếp bảo trì trên hệ thống máy chủ của hãng, nên nhà trường hầu như không cần đầu tư gì cho bộ phận IT của mình. Thay vì loay hoay sửa lỗi máy chủ email, bạn có thể tập trung thời gian và sức lực cho các nguồn lực, công việc và dự án khác, mang lại lợi ích trực tiếp cho sinh viên.

Hỗ trợ chuẩn mở: Dịch vụ của Google hoạt động trên nhiều nền tảng khác nhau và hãng không buộc nhà trường phải lựa chọn một trình duyệt hay giao diện cụ thể nào.

"Mì ăn liền": Với Google Apps, nhà trường không cần phải lên kế hoạch máy chủ, cân đối lưu lượng dữ liệu, chính sách backup... Không gì cả! Nhà trường có thể bắt đầu cung cấp email ngay trong ngày đăng ký sử dụng gói dịch vụ, vì tất cả công việc đã có Google làm hộ.

Google cho biết hãng đã thiết kế gói dịch vụ này trên cơ sở phân tích kỹ ngân sách hạn chế và quỹ thời gian eo hẹp của các trường. Chính vì thế, từ quy trình đăng ký, đưa vào hoạt động cho đến bảo trì, vận hành, công sức của nhà trường đều được giảm thiểu một cách tối đa để nhường lại cho đội ngũ kỹ sư của Google.

Các bước đăng ký

Để đăng ký sử dụng gói dịch vụ miễn phí trên, hãy truy cập vào địa chỉ: http://www.google.com/a/cpanel/domain/new

Sau đó đăng nhập bằng một tài khoản Google sẵn có (nếu chưa có, hãy đăng ký một tài khoản mới). Google sẽ đưa ra một số câu hỏi về trường và dựa vào đó để xem xét, quyết định có "tặng" Google Apps hay không.

Google cam kết theo thời gian, họ sẽ tích hợp thêm nhiều sản phẩm mới, mang tính hỗ trợ cao vào gói phần mềm Google Apps for Education, đảm bảo cho nhà trường luôn bắt kịp những công nghệ mới, thời thượng nhất.

Dưới đây là 5 bước cơ bản để các trường có thể đăng ký sử dụng Google Apps for Education. Trong suốt quá trình sử dụng, nếu có thắc mắc, quản trị mạng và kỹ thuật viên của trường có thể yêu cầu Google cung cấp thêm chỉ dẫn hoặc thông tin chi tiết.

Bước 1: Sign-up

Click vào phím "Sign up now" trên màn hình để khởi động quy trình đăng ký. Google sẽ thẩm định các thông tin mà bạn cung cấp và sẽ gửi mail thông báo nếu họ chấp nhận cho nhà trường dùng thử bản beta. Thông thường, quy trình này chỉ mất từ 1-2 ngày.

Bước 2: Truy cập vào "Control Panel" (bảng điều khiển) và lập danh sách người dùng

Một đường link đặc biệt bên trong thông điệp chào mừng sẽ cho phép bạn thiết lập tài khoản admin mới (như admin@tên-miền-của-trường.edu). Bạn sẽ sử dụng tài khoản này để truy cập vào bảng điều khiển (Control panel) của Google Apps for Education.

Bên trong bảng điều khiển, bạn có thể lập danh sách tài khoản người dùng dựa trên tên miền của trường. Nhằm đơn giản hóa bước này, bảng điều khiển có một công cụ "Cập nhật tài khoản với số lượng lớn", cho phép bạn bổ sung nhiều tài khoản người dùng mới cùng lúc. Hoặc bạn có thể sử dụng API để tích hợp Google Apps for Education vào trong hệ thống quản lý người dùng mà trường sẵn có.

Sau này, bất cứ thời điểm nào bạn cũng có thể quay trở lại Control panel để bổ sung, xóa, treo hoặc chỉnh sửa danh sách tài khoản người dùng này.

Bước 3: Lựa chọn dịch vụ

Cũng thông qua bảng điều khiển, bạn sẽ được lựa chọn các dịch vụ dành cho sinh viên của mình. Bạn có thể chọn cùng lúc nhiều dịch vụ khác nhau, không cần theo bất cứ thứ tự hay bó buộc nào, từ Gmail, Google Talk, Google Calendar cho đến thiết kế trang web hay công cụ hosting. Có thể bạn chỉ thích email, hoặc cũng có thể bạn chỉ chọn lịch và chat IM mà thôi, vì dịch vụ mail hiện tại đã là quá đủ rồi.... - Tất cả đều tùy thuộc vào quyết định của trường.

Cũng như bước 2, bạn có thể quay trở lại bảng điều khiển bất cứ lúc nào để thêm, bớt dịch vụ cho tên miền của mình.

Bước 4: Kích hoạt dịch vụ

Để kích hoạt tất cả các dịch vụ đã chọn, bạn cần phải tiến hành một số điều chỉnh đối với bản ghi DNS (DNS record) của tên miền.

Lấy thí dụ, bạn sẽ sử dụng Google Apps for Education cho hệ thống email. Trong trường hợp này, bạn cần phải cập nhật bản ghi Mail Exchange của tên miền - Google Apps sẽ hiểu đây là tín hiệu cho thấy: Bạn đã sẵn sàng, và nó sẽ tiếp quản lưu lượng email ra/vào của trường từ phút đó trở đi.

Mỗi dịch vụ lại được kích hoạt theo một cách hơi khác nhau, tuy nhiên, đừng lo ngại nếu như bạn chưa thật quen với bản ghi DNS hoặc cài đặt tên miền. Bảng điều khiển sẽ cung cấp chỉ dẫn đầy đủ, cùng với hàng loạt mẹo vặt, tư vấn hữu ích.

Bước 5: Thông báo với người dùng về bộ công cụ mới, kèm theo hướng dẫn sử dụng

Sau khi kích hoạt hết dịch vụ, bạn đã có thể thông báo với mọi người trong trường về hệ thống mới, cũng như hướng dẫn họ cách truy cập và sử dụng. Đây là địa chỉ web mà bạn có thể tìm thấy các dịch vụ chia sẻ thông tin, liên lạc kết nối của mình:

Email: http://mail.google.com/a/[tên-miền-của-bạn.com]

Lịch: http://www.google.com/calendar/a/[tên-miền-của-bạn.com]

Theo VietNamNet